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提交需認證的各類單證一律用打字機繕制,手寫無效。并要求做到清潔、完整、有效、凡修改處要蓋申請單位校對章(每份單證使用校正章不得超過三處),提交時應注明各單證需認證的份數。認證文件需要加手簽的,應提供有效依據(如L/C等)。
所有單證認證須在貿促會留底一份,留底的可以是影印件。
使館認證個別國家的特殊要求：
*巴基斯坦使館涉及金額的商業文件不予認證；
*哥倫比亞使館要求授權書必須和營業執照一起認證；
*科威特使館要求黃頁網站未核實信息必須與產地證及白色產地證一起認證，藍色產地證必須與白色產地證一起認證
*利比亞使館單認產地證需附正本黃頁網站未核實信息，按黃頁網站未核實信息金額收費；
*印度尼西亞使館在辦理藥品、醫療器械、保健品、化妝品類的文件時，需提供生產許可證、銷售證書、GMP證書、營業執照、授權書、產品承認說明；
烏克蘭上海館：
由于烏克蘭駐上?？傤I館認證效率太低，且經常莫名閉館，決定不代理上海烏克蘭領館的認證。以后需烏克蘭認證的文件將統往一送北京大使館認證。相關費用不變。
>哥倫比亞駐滬總領館開辦領事認證業務：哥倫比亞使館通告，哥倫比亞駐滬總領館現已開辦領事認證業務。即日起，凡是江浙皖滬閩贛六省出具的送往該國的文件，均需送駐滬總領館辦理認證，北京大使館不再受理。望廣大企業遵照執行。
辦理領事認證的業務范疇?
（1）關結匯的各類商業單證，如：原產地證、商業INV、裝箱單、提單、商檢證、屠宰證、船證明、保險單等；
（2）用于涉外商貿活動的各類證明文件，如：合同、協議、委托書、報關單、授權書、代理協議、營業執照、資信證明、投標文件等；
（3）其它與涉外商貿活動相關需辦理領事認證的文件。
領事認證的概念：
領事認證是指我國外交機構和/或外國駐我國使領館在涉外文件上確認我國公證、認證機關或某些特殊機關的簽字或印章屬實。經過認證的文件具有境外法律效力，為文件使用國有關當局所承認。
使一國出具的公證書或有關文書能在另一國境內被有關當局所承認且具有法律效力，不致因懷疑文書上的簽名或印章是否屬實而影響文書的法律效力。
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